香港產品發布會流程指南 2026｜10 步由媒體邀請到 Demo

直接答案：2026 年在香港辦一場 60 至 120 人的產品發布會，最少提早 6 週準備，分 10 步完成；當日在上午 10:30 開始，正式環節不超過 45 分鐘，其中產品示範（Demo）不超過 12 分鐘、記者提問預留 10 分鐘、拍照 5 分鐘。80 人發布會的製作費（未計場租）按本站目錄價由 HK$16,460 至 HK$71,460。

第一次負責發布會的市場部同事，通常找到的是台灣的記者會 SOP：六個步驟、一份 90 分鐘的流程，卻沒有香港場地的時段、媒體的出稿習慣，也沒有具體的倒數時間表。本文用製作團隊的角度，把一場產品發布會拆成 10 步，每一步寫明在第幾週完成、由誰負責，以及做錯了會影響甚麼。

產品發布會與記者會有甚麼分別？

兩個詞經常混用，但籌備重點不同。記者會（press conference）以回應消息為主，例如業績公布或事件說明，核心是發言人與提問，場地與製作可以很簡單。產品發布會（product launch）以「讓產品被看見」為主，除了記者，還會邀請客戶、代理商與網上創作者（KOL），所以要有示範區、拍照背板與揭幕環節。第三種是發布會連體驗，在正式環節之後開放試用或小型展覽，常見於消費電子、汽車與美容產品。

本文以中間一種為主。幾個常用術語先定義清楚：採訪通知（media advisory）是給編輯部的短通知，寫明時間、地點、嘉賓與採訪安排；新聞資料袋（media kit）包括新聞稿、產品規格、高解像相片與發言人簡介；拍照環節（photo call）是正式環節結束前，嘉賓在背板前讓攝影記者拍照的固定時段；禁發時間（embargo）是媒體同意在某個時間之前不發布消息的安排。

發布會要提早多久準備？T-6 週倒數表

6 週是 60 至 120 人室內發布會的最短安全期。場地與 LED 屏在熱門月份（9 月至 12 月的活動旺季）要提早訂；媒體名單與新聞資料則需要產品部、市場部與管理層三方確認，每一輪修改約需一週。下表把 10 步逐一列出：

第 1 步最容易被低估。「一句標題」是指記者寫標題時最可能用的那句話，例如「首款支援某功能的香港製造產品」；「三個證明點」是支持這句話的數字或事實。這一步沒有定好，第 4 步的背板字眼、第 6 步的新聞稿與第 9 步的致辭都會各說各話，而背板一旦印好就不能改。

發布會選哪一天、哪個時段最好？

香港的產品發布會多數放在平日上午，原因是媒體的工作節奏：採訪主任早上分派當日採訪，記者在中午前後出稿，網上媒體更會即時發布。上午 10:30 開始、11:15 完結，記者仍趕得及午間出稿；09:30 太早，部分嘉賓與記者趕不及，而場地佈置往往要前一晚通宵完成。

記者收發資料的習慣也偏向上午。Muck Rack 2025 年訪問逾千名記者的《State of Journalism》報告顯示，78% 記者希望在中午之前收到採訪邀請與資料，69% 偏好 200 字以內的邀請電郵。Muck Rack 的新聞稿發布指南亦指出，44% 記者認為在收件人所在時區早上 5 時至中午之間發出的新聞稿效果較好；有偏好日子的記者之中，星期一最受歡迎。

選日子時要避開三類日子：大型上市或業績公布日、政府重要公布日（例如施政報告與財政預算案發表當日），以及同行業的大型展覽開幕日。最實際的做法，是在 T-6 週向兩三位熟悉的行業記者確認，那一週有沒有已知的大型活動。

場地與舞台應該怎樣佈局？

產品發布會的場地要同時滿足三種人：坐著的嘉賓、站在後排的攝影記者，以及上台示範的產品負責人。80 人劇院式座位，一般需要約 16 米乘 12 米的宴會廳，樓底最好有 4 米以上，LED 屏才可以離地懸掛而不擋住舞台。

佈局有三條規則。第一，媒體攝影台放在正中最後，高出地面約 40 至 60 厘米，鏡頭與舞台之間不可以安排任何人企立，包括自己的攝影師。第二，示範區與拍照背板分開兩邊，示範區靠近舞台，方便 Demo 環節由台上走到示範桌；拍照背板靠近入口，賓客一進場就可以拍照，也方便 photo call 後嘉賓直接移位。第三，登記處放在入口旁而不是場內，否則 10:00 至 10:30 的登記人流會擋住走廊。

場地要在 T-5 週確認的，還有進場時間與電力。LED 屏、舞台與燈光的安裝一般需要 3 至 4 小時，上午 10:30 開始的發布會，技術團隊要在 06:00 前後進場，或者在前一晚完成搭建。酒店的會議套餐多數只包括投影機與基本咪，LED 屏與舞台燈光要另外安排，詳細做法見 LED 屏租用價錢。

媒體名單與採訪通知怎樣安排？

T-3 週建立媒體名單時，建議按報道機會分三層：第一層是行業與專門媒體，報道機會最高；第二層是綜合新聞與財經媒體，要看當日有沒有更大的新聞；第三層是網上創作者與社交媒體帳號，他們重視的是可以拍攝的畫面與試用機會。每一家媒體都要確認負責該行業的記者或編輯，採訪通知發給錯的人，等於沒有發。

採訪通知不是新聞稿。它只需要回答五個問題：甚麼活動、何時、何地、誰出席、記者可以得到甚麼（例如一對一訪問或試用機會），控制在 200 字以內。產品規格與新聞稿放在資料袋，當日派發，或者在正式環節結束後以電郵發出。按上文 Muck Rack 的調查，50% 記者認為跟進一次已經足夠，所以 T-1 日的提示只發給未回覆的媒體，而且只發一次。

如果產品資料需要在發布前讓記者預先準備，可以採用禁發時間：資料提前發出，但註明「請於某日某時之後發布」。這個安排要在採訪通知之中寫清楚，並且只發給已確認遵守的媒體。

當日 45 分鐘的 Rundown 怎樣分配？

45 分鐘是記者留在現場的實際上限。超過這個長度，攝影記者會在 Q&A 之前離開趕下一個採訪，最重要的揭幕與拍照畫面就拍不到。以下是以 10:30 開始的標準流程：

三個時間上限最重要。Demo 不超過 12 分鐘：示範要集中在一至兩個最能證明標題的功能，其餘功能留給試用區。Q&A 預留 10 分鐘：由司儀主持，先請記者提問，再開放給其他嘉賓；問答題庫在 T-2 週準備，發言人在綵排時先答一次。拍照環節 5 分鐘：全體嘉賓在背板前站好，按正面、左 45 度、右 45 度三個方向各停約一分鐘，讓不同位置的攝影記者都拍到。流程表的欄位寫法，可參考活動流程表 Rundown 範本。

產品發布會要多少錢？三級製作預算

發布會的總預算由三部分組成：場地與餐飲、製作，以及訂製內容（例如開場短片與產品模型）。場地價錢差距最大，由酒店會議套餐到特色場地都有，可參考會議場地半日全日收費。以下只計製作，全部是本站 2026 年目錄價：

三個計算例子都可以自己重算：基本 HK$6,800＋HK$5,500＋HK$2,880＋2 × HK$640＝HK$16,460；進階再加 10 × HK$1,210＋HK$8,800＋HK$3,980＋HK$3,420＝HK$44,760；旗艦再加 HK$9,280＋HK$12,570＋2 × HK$1,140＋HK$2,570＝HK$71,460。「當日快剪」（same-day edit，SDE）是指在活動期間剪好一條精華短片，會後即時發給媒體與社交平台；不需要即日交付的話，精華影片加購（3–5 分鐘）是 HK$2,800 一條，交付期 7 日。

場地沒有舞台的話，舞台 4m×3m 是 HK$6,800（連搭拆）；需要記者網上登記與現場掃碼，可加活動報名＋QR 簽到系統 HK$3,570；想在會上即時把相片推送給媒體，可加圖片直播 HK$6,140。

報價以外，還有哪些費用？

製作報價與最後帳單之間，通常隔著以下幾項。它們未必每場都會出現，但每一項都應該在落單前問清楚：

最常被漏掉的是第一項。酒店宴會廳多數在前一晚還有其他活動，上午場只能在清晨進場，技術團隊的人手與交通費用都會增加。另一個做法是改用下午 14:30 場，但就要接受上文提到的出稿時間與撞期風險。保險的計法，見活動保險費用一文。

綵排與落單前，要確認哪八件事？

T-1 日的綵排要用「當日版本」進行：同一部 Demo 機、同一份簡報檔案、同一位司儀，並且逐段計時。綵排之後，以下八件事每一件都要有明確答案：

可以省的地方有三個：80 人以下、酒店已有投影與咪的話，選基本配置；不需要即日發片，用精華影片代替當日快剪；揭幕只用一種效果，不必同時用氣柱槍與布幕。不應該省的也有三個：第二部 Demo 機、綵排，以及拍照背板。發布會最常失敗的不是場地不夠豪華，而是 Demo 失靈、流程超時，以及記者沒有拍到一張清楚的產品相。

會後跟進同樣有時限。T+1 日之前，把新聞稿、高解像相片與精華片段發給所有到場與未到場的媒體；一週後整理報道剪報，作為下一次發布會的參考。本站的品牌活動製作服務，見品牌活動。

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