活動流程表 Rundown 範本 2026｜五欄格式與 10% Buffer 規則

直接答案：一份可以直接填的香港活動流程表（rundown）有五欄——時間、環節、負責人、台上／台下 cue、備注。時間欄要同時寫時刻與時長（19:15–19:45／30 分鐘）。Buffer 規則：每個環節按其時長預留 10%，全場總 buffer 不少於 15 分鐘。以一場四小時的公司晚宴計，環節淨時長 215 分鐘，10% 即 22 分鐘，實際應排 25 分鐘，佔全場 240 分鐘的 10.4%。現場要有人專職看著這份表：2026 年香港本站目錄價，技術管理員 HK$1,710／日、現場統籌經理 HK$2,570／日。

Rundown 是什麼？和活動建議書有什麼分別？

Rundown（活動流程表、跑程表）是一份以分鐘為單位、列明活動當日每一個環節何時開始、由誰負責、台上台下同時要做什麼的表格。它不是計劃書，也不是節目表——它是活動當日唯一一份所有崗位共用的文件。

很多主辦方把三份文件混為一談，結果在活動前兩天才發現沒有人手上有可以執行的版本。三者的分別如下。

分別最大的一項是顆粒度。建議書寫「晚宴及表演環節」，節目表寫「19:30 開場表演」，流程表則要寫到「19:15–19:45／30 分鐘／第一輪上菜／場地宴會經理陳先生／台下：BGM 淡出 3 秒，場燈降至 60%／備注：菜未上齊不開始致辭」。前兩者寫錯，賓客不會察覺；流程表寫錯，全場都會察覺。

香港的公營機構其實會公開自己的流程表。律政司在「調解為先」論壇公開的論壇流程文件就是一份標準的三欄雙語 rundown：每一格寫明時段與時長（例如「08:45 – 09:15 (30 mins) 與會者簽到」），並且在上午與下午各排一段 15 分鐘的茶歇。那兩段茶歇不只是休息，它們同時是這份流程表的緩衝。

五欄之中，哪一欄最多人寫錯？

五欄的難度並不平均。時間欄與環節欄多數人寫得出，真正決定現場順不順的是第三欄與第四欄，而它們亦是最常被寫成空話的兩欄。

第三欄要寫一個人的名字，原因很實際：活動當日一旦出現偏差，執行的人只有十幾秒去找人確認。「市場部」不會接電話，「大會」也不會。同一個環節可以有兩個名字（一個台上、一個台下），但不可以有零個。

第五欄的備注則要寫成可以執行的句子，而不是提醒。「注意時間」不是備注，「超過 21:50 未開始抽獎，取消表演三，由司儀直接接大獎」才是。備注欄的真正作用，是在活動之前就把「誰有權拍板縮短」這件事寫下來，免得現場所有人站在台側互相看。

時間欄怎樣寫？一場四小時晚宴的實例

香港酒店宴會廳最常見的安排，是晚上 18:00 開放、22:00 交還場地，中間 240 分鐘。下面這條時間軸是一場 200 人公司晚宴的實際排法。

展開成表格，就是一份可以直接印出來的流程表主體。留意每一行都同時有時刻與時長，而且 buffer 行有自己的行號。

加起來核對一次：環節六類合共 215 分鐘（35＋30＋50＋30＋55＋15），buffer 四段合共 25 分鐘（5＋5＋5＋10），總數 240 分鐘，剛好等於場地開放的四小時。任何一份流程表交出去之前，都應該做一次這樣的加法——不對數的流程表，代表其中一格正在偷用另一格的時間。

10% Buffer 規則怎樣計？

Buffer（緩衝時間）是刻意留白、不安排任何節目的時段。它的計法有兩條，兩條都要滿足：

第一，每個環節按其時長預留 10%。一個 30 分鐘的環節配 3 分鐘，一個 50 分鐘的環節配 5 分鐘。第二，全場總 buffer 不少於 15 分鐘。短活動容易在第一條下取得很小的數字（90 分鐘典禮的 10% 只有 9 分鐘），所以要有一條下限。

以上面的晚宴計：環節淨時長 215 分鐘，10% 是 21.5 分鐘，進位取 22 分鐘；實際安排了 25 分鐘，佔全場 240 分鐘的 10.4%。多出來的三分鐘不是隨意的——它加在大抽獎之後那一段，因為抽獎後面已經沒有任何可以壓縮的環節。

Buffer 放在哪裡，比預留多少更重要。三條放置原則：

至於為什麼是 10%：致辭是最穩定的超時來源。一段預定 15 分鐘的主禮致辭，實際走到 18 至 20 分鐘是常態，20% 的偏差。把這種偏差攤到全場，10% 是既能吸收、又不會令活動看起來拖沓的比例。若某場活動的致辭嘉賓超過三位，這一格應該單獨加到 15%，而不是把全場的 buffer 一起調高。

「負責人」一欄為什麼不能寫「大會」？

流程表寫得再好，也要有人在現場全程看著它。這個角色在香港的活動編制裡有兩個常見職銜：現場統籌經理（負責時間、次序與對外決定）與技術管理員（負責燈、聲、畫面的執行）。兩者的分工是：一個決定「現在走不走下一格」，另一個決定「怎樣走」。

把三種規模的編制放在一起看：小型活動（80 人以內）一位技術管理員 HK$1,710 已經足夠，時間由司儀兼顧；中型活動（100 至 250 人）需要統籌經理加技術管理員，合共 HK$4,280；大型活動（300 人以上）再加兩位活動助理，合共 HK$6,120。大型與小型相差 HK$4,410，買的是「有人專職只做一件事」這個條件。

還有一項常被略過：對講機。八支裝每日 HK$710，是全表之中最便宜、卻最能決定成敗的一項。宴會廳裡音樂一開，隔著十米已經聽不到人聲；沒有對講機，流程表上寫的所有 cue 都只能靠眼神。

台上／台下 cue 要寫到什麼程度？

Cue（提示）是流程表上最技術性的一欄，也是最能看出一份表有沒有經過技術會議的一欄。寫法只有一條標準：執行的人讀完不需要再問任何問題。

下表是六類常見 cue 的寫法對照。左邊那一欄是大部分流程表的實際寫法，右邊是可以執行的寫法。

三個常用簡寫值得在表頭定義一次，免得每一行重複解釋：VT（video tape）指預錄片段；SR（stage right）指演出者面向觀眾時的右手邊，亦即觀眾看到的左邊；SL（stage left）則相反。香港的技術團隊慣用英文簡寫，中文團隊慣用「台左／台右」，兩者的方向相反——所以流程表上只可以用其中一套，並在表頭寫清楚是以誰的角度為準。

音響、燈光與畫面各項的獨立行情，我們另文整理在舞台音響燈光租借價錢指南；大屏尺寸與觀看距離的計法見LED 屏幕租用尺寸怎麼選。

周年晚宴、研討會、開幕典禮的骨架有什麼分別？

五欄格式不變，但三種活動的行數、buffer 與風險位置差別很大。用同一份晚宴流程表去跑一場研討會，問題不會出在格式，而會出在 buffer 放錯了位置。

研討會的風險在問答。一節 60 分鐘的講題排 15 分鐘問答，實際常常走到 25 分鐘。可行的寫法是在備注欄寫死界線：「主持人在第 12 分鐘提示最後兩條問題」——把控制權交給一個具體的人與一個具體的時刻，而不是靠主持自己判斷。

開幕典禮的風險在嘉賓到場。吉時是固定的，剪綵不能延後，所以 buffer 只可以放在吉時之前——例如把嘉賓集合時間定在吉時前 20 分鐘，而不是前 5 分鐘。典禮的完整排法見開幕典禮流程全攻略。

公司家庭日則是另一種結構：它沒有單一條時間軸，而是幾個區域各自有自己的流程，靠共同的開場與閉幕串起來。這種活動的流程表要按區域分頁，每頁一條時間軸，而不是把所有區域擠進同一張表。

備注欄要寫什麼？天氣、超時與後備方案

備注欄是五欄之中唯一一欄「寫給未來的自己看」的欄。它要處理三件在活動當日沒有時間思考的事。

戶外活動的天氣行要寫得非常具體，因為觸發點不是「天氣不好」而是一個公開的、可以查證的信號。根據香港天文台發出 3 號和 8 號信號的參考指標，八號信號的持續風力為每小時 63 至 117 公里，而天文台是以全港八個接近海平面的參考測風站（打鼓嶺、濕地公園、沙田、西貢、啟德、青衣、赤鱲角及長洲）之中半數或以上錄得或預料錄得相關風速為準。把這個定義寫進備注欄，就不會出現「現在算不算很大風」這種在活動當日無法解決的爭論。

租用公營場地的活動，還有一項必須寫進備注欄：清場與還原。康樂及文化事務署的露天劇場／表演場地一般使用條件訂明，租用團體「必須於活動使用時段及結束後，保持場地清潔」，並且「必須帶走攜來的器材道具及枱椅雜物，不得貯存在露天劇場／表演場地範圍內或擺放於場地任何地方」，同時要保持通道、出入口和樓梯在任何時間均暢通無阻。這代表拆場與搬走的時間必須在流程表上有自己的行，而不是活動結束後大家自然會做的事。

報價單以外的保險、衛生文件與取消條款，我們另文整理在活動報價單以外的四件事。

流程表什麼時候定稿？誰拿到哪一版？

同一份流程表在活動之前會有四個版本，每個版本的用途與讀者都不同。混用版本，是現場出現兩套時間的主要原因。

技術版是最容易被省略的一版，而它正是 cue 欄唯一的來源。做法是開一次技術會議，讓音響、燈光與影像三邊同時在場，逐行讀一次流程表——讀到任何一行有人問「這裡我要做什麼」，就代表那一行的 cue 沒有寫夠。

定稿之後的改動要走同一條路：由一個人收集、由一個人發出、每次改動換一個新檔名（例如在檔名後加日期與時間）。活動當日最常見的事故，不是有人做錯，而是兩個崗位手上拿著不同日期的版本，各自做對了自己那一份。

最後一件事：印出來。現場版要有紙本，放在台側、控制枱與接待處各一份。宴會廳的燈一暗，手機屏幕就成了全場最刺眼的一點光，而流程表恰恰是那個每隔幾分鐘就要看一次的東西。年會版本逐分鐘的完整寫法，見公司年會流程範本。

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