香港活動場地選擇：簽約前的 AV 場勘清單
直接回答：在香港選活動場地，先把活動流程、場地使用條件及 AV（影音）製作需求放在同一張場勘表。簽約前一起走搬運路線、測試實際簡報與收音、核對進場至交還時段，並寫清每項設備、操作人手與費用由誰負責。未確認的尺寸、電力或承重，保留為待確認項目。
本次修訂新增配置圖、搬運量度例子、責任表及可填寫工作紙；移除未有可靠來源的市場價格、統一電力門檻與免費代找場地承諾。示意數字並非任何真實場地的規格。
場勘前，要先準備甚麼資料？
場勘是把活動方案放進實際場地逐項核對，不只是參觀裝修。主辦方先帶一頁活動摘要：日期、預計同時在場人數、活動形式、開始與結束時間、主持或演講安排、有沒有影片、直播、頒獎及餐飲。另帶一份真正會播放的簡報，包括最細的表格頁；只看場地示範影片，無法知道自己的內容能否看清。
請場地方提供當次可用的平面圖、租用範圍、家具配置、設備清單、搬運安排及使用條款。製作商則準備初步器材清單、運輸箱外形尺寸、工作人數與流程。每項資料寫上日期及版本，讓三方談的是同一個方案。若主辦方尚未確定觀眾配置，先列出待比較方案，不要用場地宣傳照片上的座位數作核准人數。
| 參與者 | 帶備資料 | 現場要完成 |
|---|---|---|
| 主辦方 | 活動摘要、流程與實際內容 | 說明使用情境與測試內容 |
| 場地方 | 最新圖紙、可用配套及使用條件 | 核對租用範圍和待審事項 |
| 製作商 | 器材清單、運輸外形及技術問題 | 記錄限制與所需補充資料 |
酒店、會所或特色場地，怎樣公平比較？
按相同活動需求索取報價，比較的是完成整場活動所需的項目。酒店不一定包所有 AV，特色場地也不一定沒有設備；要逐項核對，不能只按類型判斷便宜或省事。下表是詢問方向，不是任何場地的套餐內容或市場價格。
| 選項 | 先查範圍 | 容易遺漏的確認 |
|---|---|---|
| 酒店宴會廳 | 場租或最低消費、餐飲、家具、既有 AV | 分隔房間後的視線、可用搭建時間、外來供應商及操作支援 |
| 會所／社區場地 | 可辦活動類型、申請資格、設備及時段 | 餐飲、噪音、搬運及使用限制；不得把其他場地規則套入 |
| 特色／戶外場地 | 實際可用範圍、現有配套、天氣安排 | 電力來源、地面與搬運條件、遮蔽、延期和撤場條件 |
把場地、餐飲、AV、搭拆、運輸、操作人手與可能的附加項分開；每格標示「已包含／另報／不適用／待確認」。沒有報價的項目不要填零。訂金、清潔、加時、取消及天氣處理，應直接核對該場地書面條款，不沿用別家網站的數字。
同一張圖，怎樣核對搬運、視線及操作？
先在場地方提供的最新圖紙標記舞台、屏幕、最後一排、柱位及操作台。由最後一排看實際簡報，再換到側邊座位；記錄是哪一頁、哪個位置、哪個字或圖表看不清。不要只填「屏幕正常」，否則無法判斷下一步應改內容、配置還是設備。座位增加後，原本看得到的位置也可能受遮擋，改圖後要重試。
操作台需要讓技術人員掌握活動，亦要查訊號與走線。用場地許可的方式記錄音源、播放電腦、轉接器、屏幕輸入及收音設備。需要直播時，另測實際上傳連線及後備方式，不能把「有 Wi-Fi」當成直播已驗收。通道、出口及設備放置由場地方及相關專業人員核定；本文示意不提供安全寬度、容納人數或吊掛能力。
搬運路線要量甚麼，不能只看甚麼？
由卸貨位置開始，經門口、走廊、轉角、斜台及貨梯，一直走到器材擺放點。逐段記錄最窄處的淨闊與淨高，以及門扇、門框、扶手或門檻等突出位置。器材資料應包含運輸箱、輪子及突出件；不要拿拆箱後的機身尺寸代替整件搬運外形。貨梯預約、停車時段和可否暫放空箱也要寫清。
拍攝時先徵得場地方同意，把量度位置編號，例如 A01 門口、A02 轉角、A03 貨梯，保留全景及量尺位置，並記錄單位、量度人及日期。避免拍到訪客個人資料、其他客戶機密或非公開保安設施。量尺沒有拍清或尺寸未核實，就在表上保留空格；不能從相片透視、地磚數量或生成圖片估出真實尺寸。
香港會議展覽中心的官方實用資料頁分開提供場地尺寸與容量資料、平面圖；其貨物起卸設施資料亦應與當次安排一起核對。這是資料查找例子，不代表本文模擬圖屬於會展，亦不把其條件推廣至其他場地。
電力、設備和人手，誰負責確認？
設備清單與場地供電資料應交給負責技術的人核對。主辦方列使用情境與同時運作時段，製作商列器材型號、數量及用電資料，場地方確認可用供電點、接駁程序和指定承辦安排。不能只看插座數量，也不能由「有舞台和 LED」推定需要某個統一安培數。涉及接駁、承重、吊掛及其他專業審核的項目，交由場地方指定或合資格人士處理。
| 項目 | 主辦方提供 | 場地方確認 | AV 製作商提供 |
|---|---|---|---|
| 內容與聲畫 | 最終簡報、影片、語言、講者及流程 | 既有設備、使用限制、現場聯絡人 | 訊號方案、測試結果、操作及後備安排 |
| 搬運 | 到貨清單、供應商及時間需求 | 路線、門梯資料、預約、載重限制 | 箱件外形、搬運方法、所需人手 |
| 電力及結構 | 活動需求及運作時段 | 場地資料、申請程序、審批窗口 | 器材資料、圖紙及所需專業配合 |
| 時間與交還 | 開場、節目、散場安排 | 可進出時間、加時、交還要求 | 搭建、測試、彩排、拆運所需時段 |
每列另外指定一個跟進人及截止日期。「場地說可以」要補上答覆者、日期和文件版本；「製作商負責」要拆成設備、操作、運輸或申請哪一部分。報價列有器材並不代表包括全程技術員，現場有職員也不代表該職員負責操作 AV。未列入合約的支援，應先釐清再作決定。
進場至交還的時間，怎樣避免漏算？
- 進場：場地交付、卸貨及搬運，不等於已可開始搭建。
- 搭建與技術測試：設備安裝、訊號和內容測試；時間由實際方案確認。
- 彩排與開放：講者試咪、影片與轉場確認，再按場地安排開放入場。
- 活動與散場：最後一個節目結束後，仍需安排觀眾離開及現場整理。
- 拆場與交還：拆卸、搬運、清潔及場地方驗收，各有負責人和完成點。
這是順序圖，不是各活動通用的工時表。請把五段的實際開始與結束時間寫回工作紙，問清哪些計入租用時段、貨梯是否同時可用、臨時延誤由誰聯絡。戶外或需要後備場地的活動，另記啟動條件、決定人、通知對象與截止時間，並核對當次合約；不要自行借用其他場地的天氣或取消條款。
可下載工作紙：把「待確認」帶到簽約前
例如「屏幕看不清」不足以交接；可寫成「R01：後排右側，簡報第 12 頁表格看不清。主辦方提供修改稿，AV 團隊按原座位重測，場地方確認屏幕配置；期限及測試結果待填」。這是虛構填寫例子，並非完成的客戶驗收紀錄。問題、證據、負責人與下一步同時存在，才方便追蹤。
| 觀察與證據 | 下一步／負責人 | 期限與狀態 |
|---|---|---|
| 後排右側，第 12 頁表格看不清 | 主辦方改稿；AV 團隊重測；場地方確認屏幕配置 | 期限待填；尚未確認 |
工作紙可另存或列印；網頁填寫內容不會提交給 HK EventPro，重新載入前請自行保存。填完不是工程、安全或場地核准。把待確認項目連同圖紙版本交回相關負責人，在簽約、落單及變更方案前逐項核對。
下一步可閱讀舞台、音響及燈光規劃與活動安全及保險核對方向；個別數字、文件與保障範圍仍須按當次場地及報價重新確認。
常見問題
場勘應由誰一起參加？
主辦方帶活動流程及內容，場地方帶最新平面圖與使用規則，AV 製作商帶設備及運輸資料。涉及承重、吊掛或接駁的項目，另由場地方指定或合資格人士確認。
場地有音響和屏幕，是否代表可以直接使用？
先核對租用範圍、型號、數量、訊號輸入、可用時段及操作人員，再用活動實際簡報和聲音測試。設備存在不等於已包使用、技術支援或接駁。
門闊大於器材，是否一定能搬入？
不能。須比較連包裝及突出件的外形尺寸，走完整條路線，另核門高、轉角、斜台、升降機尺寸及承重，並由搬運團隊與場地方確認。
未確定的場地條件應怎樣處理？
在工作紙保留待確認狀態，寫明問題、負責人、期限及所需文件。取得書面答覆後才更新圖紙與報價，不把口頭估計寫成已確認的條件。
資料參考及更新範圍
2026-10-16 重新檢查：Encore 的 AV 場勘問題、Sparkmen 的香港場地場勘清單及X8 Production 的設備規劃清單。參考其提問及核對方法，本文圖紙、例子與工作紙為原創；不套用其套餐、尺寸、報價或服務承諾。本文未提供真實場地的量度紀錄，亦不把舊有生成場景當成實景證據。
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