香港 Townhall 籌備指南 2026｜7 步全員大會流程與 AV 清單

直接答案：2026 年在香港辦一場 50 至 400 人的公司 Townhall（全員大會），最少提早 6 週，分 7 步完成：座位按出席人數 × 1.1 計；逾 150 人要有 LED 屏與多機位直播；當日正式環節 60–90 分鐘，問答最少佔三分之一。AV 費用（未計場租）按本站目錄價：50 人約 HK$13,840、150 人約 HK$37,380、400 人約 HK$97,530。

Townhall 最常見的失誤，是把它當成一次「比較大的會議」：人力資源部訂了宴會廳，行政部借來一支咪，簡報由講者自己的手提電腦播放。結果是 300 人的大會只有前三排聽得清楚，後排看不到投影上的數字，遠程同事只看到一張簡報，問答時間沒有人舉手。本文用製作團隊的角度，把全員大會拆成 7 步，每一步寫明在第幾週完成、用甚麼數字做決定，以及三個規模各需要甚麼設備。

Townhall 和一般會議、All Hands 有甚麼分別？

三個詞在香港公司內經常混用，但籌備重點不同。部門會議是同一團隊內的定期會議，人數少、以討論為主，會議室的設備已經足夠。All Hands（全員會議）是向全體員工傳達消息的會議，重點是「每個人都收到同一個訊息」，形式可以很簡單，甚至只在網上進行。Townhall（全員大會）則是由最高管理層主持、面向全體員工的大會，除了報告業績與策略，核心是讓員工直接向管理層發問，所以問答機制、收音與直播的要求都比前兩者高。

本文以第三種為主，即同時有現場與遠程同事、時長 60 至 90 分鐘的大會。幾個常用術語先說清楚：混合出席（hybrid）是指部分員工在場、部分員工透過直播參與；提詞機（teleprompter）是放在講者前方、把講稿投射在玻璃上的設備，講者可以看著觀眾讀稿；導播是在多部攝影機之間即時切換畫面的人員；Rehearsal（綵排）則分為內容綵排與技術綵排兩種。

Townhall 要提早多久準備？7 步倒數表

6 週是 50 至 400 人室內大會的最短安全期。酒店宴會廳在第四季的活動旺季要提早預訂；講者的內容則要經過管理層、人力資源與傳訊部門三方確認，每一輪修改約需一週。下表把 7 步逐一列出：

第 1 步的「一句主訊息」，是指員工離場時應該記得的那句話，例如「明年的重點是把三個地區的服務合併」。講者不多於 4 位，是為了讓每人有 10 至 15 分鐘把一件事說清楚；超過 4 位，每人只剩幾分鐘，最後變成輪流讀簡報。

場地要坐多少人？座位 = 人數 × 1.1

訂場地之前，先用人力資源部的出席名單估算人數，再乘以 1.1 計座位。多出的一成有兩個用途：一是預留給臨時出席的同事與嘉賓；二是抵銷實際坐不到的位置，例如被柱擋住、太貼近音箱或在攝影機前方的座位。劇院式排位（只有椅子、沒有枱）每人約需 0.8 至 1 平方米，已包括通道。

除了面積，還有三項條件要在 T-5 週確認。第一是樓底：LED 屏要離地約 1 米安裝，屏幕本身高 2.5 至 3 米，樓底最好有 4 米以上。第二是網絡：直播需要一條有線網絡專線，不可以與參加者共用場地 Wi-Fi；很多酒店的專線要另外收費，要在報價時問清楚。第三是進場時間：LED 屏與音響一般需要 3 至 4 小時安裝，下午 4 時開始的大會，技術團隊最好在中午前進場。場地價錢的比較，可參考會議場地半日全日收費一文。

50／150／400 人的 AV 應該怎樣配？

AV（audio-visual，音響與影像）是 Townhall 最容易被低估的部分。判斷的原則很簡單：每一位員工都要聽得清、看得見，而且問得到。50 人的場地，兩部大電視與一套小型音響已經做到；到了 150 人，後排與講者相距約 15 米，一定要有 LED 屏；逾 150 人，就要有多機位直播，讓遠程同事看到講者本人，而不只是一張簡報。

三個合計都可以自己重算：50 人是 HK$4,800＋2 × HK$2,210＋HK$640＋HK$3,980＝HK$13,840；150 人是 HK$8,800＋10 × HK$1,210＋HK$640＋HK$9,280＋HK$3,420＋HK$3,140＝HK$37,380；400 人是 HK$22,800＋15 × HK$1,210＋2 × HK$640＋HK$28,570＋HK$3,420＋HK$3,140＋HK$10,800＋HK$6,800＋HK$2,570＝HK$97,530。400 人一級的司儀可以由內部同事擔任，扣減 HK$6,800；但現場統籌不建議省，因為直播、問答與舞台要有一個人同時看管。LED 屏尺寸怎樣按觀看距離計算，見LED 屏租用價錢。

直播與混合出席要準備甚麼？

香港公司的 Townhall 很少只有現場觀眾：其他辦公室、在外工作的前線同事與海外團隊，都會透過直播參與。問題在於，三種觀眾的需要完全不同。

平台方面，多數香港公司使用 Microsoft Teams 或 Zoom。按 Microsoft 官方的 Teams 活動規劃文件，Teams Enterprise 可以舉辦最多 1,000 人的互動活動，最多 3,000 人仍可使用聊天與問答，而最多 10,000 人的活動屬「只供觀看」模式，觀眾只可以透過問答（Q&A）功能與講者互動；問答內容可以匯出成 CSV 檔案。同一份文件亦建議，每位觀眾的頻寬約以 2 Mbps 估算（1080p 為 3 Mbps），並且在活動前進行一次試播。

這幾個數字對製作有兩個直接影響。第一，同一辦公室內有 100 位同事一起在電腦上觀看，網絡需要約 200 Mbps，最好改為在會議室以一部電腦投射，由該會議室派一位代表用手機提問。第二，直播不是把攝影機對著簡報：單機直播適合 150 人以內、講者站定位置的大會；三機直播加上導播，可以在講者特寫、簡報與觀眾反應之間切換，也可以加上字幕，是 400 人大會的基本配置。如果有非粵語的同事，可以加現場字幕操作（HK$3,420／場）或即時傳譯設備連紅外接收機 50 套（HK$7,850／日）。

Q&A 怎樣收集，員工才會真的發問？

很多 Townhall 的問答時間，主持問「大家有沒有問題？」，全場安靜 10 秒，然後宣布散會。原因不是員工沒有問題，而是沒有人想在 200 位同事面前第一個舉手，尤其是問題涉及加薪、架構或裁員時。

這一點與員工投入度直接相關。Gallup《State of the Global Workplace》2026 年報告指出，2025 年全球僅 20% 員工屬於「投入工作」，是 2020 年以來最低；經理級的投入度更由 2022 年的 31% 跌至 22%。Townhall 是少數讓前線員工直接聽到、並且可以直接問管理層的場合，問答做得好，是提升投入度成本最低的方法之一。

具體做法有四點。預先收集問題，用匿名表格，在 T-3 週開放、T-1 週截止，並且按主題歸類，讓管理層有時間準備數字。現場提問用手機，掃描屏幕上的二維碼即可匿名發問，其他同事可以為問題投票，主持按票數讀出。遠程同事的問題與現場問題排在同一條隊，主持每讀兩條現場問題，就讀一條遠程問題。最後，答不完的問題，在會後兩日內以書面形式回覆全體員工。現場投票工具，可以使用視像平台內置的問答功能，或者租用互動投票＋抽獎系統（HK$3,140／次活動）。

當日 75 分鐘 Rundown 怎樣分配？

60 至 90 分鐘是全員大會的合理長度。短於 60 分鐘，問答時間不足；長於 90 分鐘，現場同事開始離座，遠程觀看人數亦會明顯下跌。以下是 75 分鐘、下午 4 時開始的標準流程：

三個原則最重要。問答最少佔三分之一：75 分鐘的大會，問答 25 分鐘；如果報告內容太多，應該把細節放入會後資料，而不是壓縮問答。每位講者一個主題：業績、策略、表揚各由一位講者負責，講者之間由主持交接，不要讓講者自己介紹下一位。下午 4 時開始：上午的大會容易與客戶會議相撞，而下午 4 時開始、5 時 15 分完結，同事可以直接下班，出席率通常較高。流程表的欄位寫法，可參考活動流程表 Rundown 範本。

報價以外，還有哪些費用？

AV 報價與最後帳單之間，通常隔著以下幾項。它們未必每場都會出現，但每一項都應該在落單前問清楚：

最常被漏掉的是第一項。酒店宴會廳的報價多數只包括投影機與一支咪，直播專線、額外電力與提早進場都另計。另一個容易忽略的是講者人數：每多一位講者，就多一支領夾咪、多一份提詞機稿，綵排時間亦要加長。

Rehearsal 與會後錄影：落單前要確認的八件事

T-2 日的綵排分兩次進行：內容綵排由講者在會議室把講稿讀一遍，逐段計時；技術綵排在場地內進行，用當日的同一份簡報檔案、同一部電腦與同一套直播設定，由遠程的同事在另一個辦公室實際觀看並測試提問。綵排之後，以下八件事每一件都要有明確答案：

最後兩項關係到第 7 步。按上文 Microsoft 的文件，Teams 大型活動發布的錄影預設 30 日後到期，主辦方可延長至 60 日，之後要重新上載；所以錄影最好同時存放在公司內聯網。會後兩日內，建議發出三樣東西：全長錄影、3 至 5 分鐘精華版，以及問答紀錄連未答問題的書面答案。可以省的地方有兩個：50 人以下，用電視代替 LED 屏；不需要即日發片，就不必加購快剪。不應該省的也有兩個：技術綵排與問答系統。Townhall 最常失敗的原因，從來不是場地不夠豪華，而是有人聽不清、看不到、問不到。本站的會議製作服務，見會議及論壇。

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