內部籌辦定外判製作？香港公司活動 2026 選擇指南：200 人分界線
直接答案：2026 年在香港辦公司活動，出席200 人或以上、舞台音響燈光等技術項目超過兩件、或籌備期少於 6 週，三項任一成立就應該外判。以政府統計處上四分位時薪 HK$135.9 計，200 人晚宴自己辦的人手成本約 HK$14,881，外判統籌連同事工時約 HK$7,542。
老闆問「為甚麼不自己搞」，負責的同事往往答不出數字，因為自己辦的成本不會出現在任何一張發票上，而是分散在同事幾十個工作小時裡。本文把這筆隱藏成本用工時乘時薪算出來，再與活動製作公司的報價並排比較。
公司活動該自己辦還是外判？
先把兩種做法定義清楚。自己辦（內部籌辦）指由公司的行政、人事或市場部同事直接聯絡場地、器材、司儀與表演者，逐一簽約付款，當日由同事在現場指揮。外判（外判製作）指把舞台技術、節目與當日統籌交給一間活動製作公司，公司同事只負責批核、提供內部資料與出席。場地與餐飲通常由公司直接與酒店簽約，兩種做法都一樣。
兩者的分別不在於器材價錢——同一台音響，公司自己租還是由製作公司代租，價錢差距不大——而在於誰付出協調的時間，以及出事時誰負責補救。下表把三條分界線與各自的理由列出來：
| 分界線 | 門檻 | 為甚麼是這個數 |
|---|---|---|
| 出席人數 | 200 人或以上 | 音響要由 100 人級升到 200 人級，通常要加舞台與燈光 |
| 技術項目 | 超過兩件 | 兩件器材只有一個接口，四件有六個 |
| 籌備時間 | 少於 6 週 | 須搭建的臨時牌照要在活動前 42 日申請 |
三項都不成立的活動，例如 60 人的部門晚飯，同事自己辦既省錢又快。只要成立一項，外判技術部分的總成本就開始低於自己辦；三項同時成立時，差距最大。
自己辦的隱藏成本怎樣計？
算式只有一條：隱藏成本＝籌備工時 × 同事時薪。時薪可以用自己公司的數字；沒有的話，可以參考政府統計處《2025 年收入及工時按年統計調查》：2025 年 5 至 6 月，香港僱員每小時工資中位數為 HK$85.7，上四分位數（即第 75 個百分位數）為 HK$135.9。負責籌辦公司活動的多數是主任或經理級同事，本文以上四分位數為主，中位數作參考。兩個數字都未計強積金、年假與辦公室成本，所以是保守的下限。
工時則要逐項拆開。以 200 人、7 類供應商（舞台、音響、燈光、LED、司儀、樂隊、攝影）的周年晚宴為例，每類找 3 間比價、每間約 1.5 小時（查詢、看報價、追問細節），單是比價已經是 31.5 小時。
| 工作 | 工時 | 按 HK$135.9 計 |
|---|---|---|
| 供應商比價（7 類 × 3 間 × 1.5 小時） | 31.5 小時 | HK$4,281 |
| 場地技術條件 | 12 小時 | HK$1,631 |
| Rundown、司儀稿與綵排 | 14 小時 | HK$1,903 |
| 合約、付款與保險文件 | 10 小時 | HK$1,359 |
| 當日現場（3 人 × 10 小時） | 30 小時 | HK$4,077 |
| 內部會議與審批 | 12 小時 | HK$1,631 |
| 合計 | 109.5 小時 | HK$14,881 |
還有一筆不在表內的成本：機會成本。負責籌辦的同事多數同時負責其他工作，例如人事部要處理年底招聘與表現評核，市場部要準備新年宣傳。活動越接近，籌辦工作越擠佔原本的工作時間，延誤的代價往往比工時本身更高，只是很難寫成一個數字。
按中位數時薪計，同樣的 109.5 小時是 HK$9,384。更重要的是，這 109.5 小時大約等於一位同事三個星期的正常工作時間，期間他原本的工作要由其他人分擔，或者延後。
多少人開始外判比較划算？
外判不等於同事完全不用做。即使把製作全交出去，同事仍然要寫簡介、批報價、提供名單與致辭人資料、出席綵排。本文把這部分估為 60 人 6 小時、120 人 20 小時、200 人 24 小時，加上製作公司的統籌費，才是外判的行政成本。
| 情景 | 自己辦工時 | 自己辦（中位數／上四分位） | 外判（中位數／上四分位） |
|---|---|---|---|
| 60 人部門晚飯 | 18 小時 | HK$1,543／HK$2,446 | HK$3,084／HK$3,385 |
| 120 人春茗 | 41.5 小時 | HK$3,557／HK$5,640 | HK$4,284／HK$5,288 |
| 200 人周年晚宴 | 109.5 小時 | HK$9,384／HK$14,881 | HK$6,337／HK$7,542 |
60 人的部門晚飯只有一類供應商（餐廳），投影與咪由場地提供，自己辦的 18 小時比請一位統籌經理便宜。120 人的春茗處於中間：按中位數時薪，自己辦較省；按上四分位時薪，外判略省，兩者相差不到一成，這一級最適合下文的混合模式。到了 200 人，不論用哪個時薪，外判都較省。
活動製作公司報價包含甚麼？
一份完整的製作報價應該逐項列出器材、節目、人手與統籌，而不是只給一個總數。以本文的 200 人周年晚宴為例，逐項報價如下（2026 年本站目錄價）：
| 項目 | 單位 | 價錢 |
|---|---|---|
| 舞台 6m×4m | 每場，連搭拆 | HK$10,800 |
| 標準 PA（200 人） | 每場，連技術員 | HK$8,800 |
| 舞台面光＋染色 | 每場，連技術員 | HK$8,800 |
| LED 屏幕 P3.9（室內） | 10 平方米 × HK$1,210 | HK$12,100 |
| 雙語企業司儀（半日） | 每場（4 小時） | HK$6,800 |
| 樂隊 3–4 人 | 每場，2 × 45 分鐘 | HK$16,100 |
| 活動攝影（4 小時） | 每場 | HK$2,880 |
| 現場統籌經理 | 每日 | HK$2,570 |
| 技術管理員 | 每日 | HK$1,710 |
| 合計 | HK$70,560 |
市面上也有公司按製作費的百分比收取管理費，而不是按日收費。兩種方法都可以，重點是報價要寫明計法。另外，本站目錄亦有「企業晚宴製作 M（200 人）」套餐，HK$68,570 一場，實際包含的項目以報價單逐項列明為準；需要按場地調整器材時，逐項報價較容易比較。
報價以外，還有三項經常被遺漏：場地的入場時段與加時費、公眾責任保險（本站代辦費 HK$2,000，保費由保險公司另行報價），以及場地收取的電力或裝卸費。這三項可能產生費用，實際金額按場地與保險公司報價。
技術項目超過兩件，為何要外判？
因為每增加一件器材，問題不是多一件，而是多幾個接口。接口指兩個供應商必須共用或輪流使用的資源：電力迴路、入場時段、吊點與訊號線。舞台要最早入場，燈光要等舞台搭好才能架桁架，LED 要預留搭屏時間並接駁電腦，音響要獨立電力迴路避免雜音。兩件器材只有一個接口，四件器材之間就有六個。
自己辦時，這些接口全部落在負責的同事身上：他要逐一問四個供應商的電量、入場時間與吊點要求，再與酒店工程部對數。製作公司的技術管理員做的正是這件事，而且手上有各器材的電量與搭建時間資料，不用逐次查問。
另一個理由是補救能力。當日早上一支咪失靈、一條訊號線接觸不良，有後備器材與技術員在場，是幾分鐘的事；自己辦時，要先找出是哪個供應商的器材，再等對方派人。
籌備期不足六週，會出甚麼問題？
六週的底線來自牌照。按食物環境衞生署《申請公眾娛樂場所牌照及臨時公眾娛樂場所牌照簡介》，在本身未持牌的地方舉辦公眾娛樂活動，如須豎設臨時構築物，臨時公眾娛樂場所牌照須在活動開始前 42 天遞交申請；毋須搭建的，一般為 18 天。政府在2024 年立法會的答覆中亦重申這兩個期限。商場中庭、戶外空地與貨倉改裝的場地，都可能受這條規定影響。
酒店宴會廳與會所一般已經持牌，不受這條期限限制，但會受另一條限制：旺季檔期。年尾至農曆新年前後，宴會廳、司儀與樂隊的熱門日子都較早被訂走。籌備期短時，自己辦要同時追七類供應商的檔期，任何一類落空都要重新比價；製作公司通常已有固定合作的器材與人手，可以一次確認。
申請本身也要時間準備。牌照申請須連同場地位置圖、座位與走火通道圖則一併遞交，搭建舞台的還要結構資料；自己辦時，這些圖則要由同事找人繪畫。本站提供「臨時公眾娛樂場所牌照代辦（TPPE）」，HK$5,000 一次申請，結構計算與安全證書另計，實際金額按報價。
所以籌備期少於六週時，較穩妥的做法有兩個：選已持牌的場地，以及把技術項目交給同一個團隊，減少來回協調的輪次。
混合模式怎樣分工？
介乎兩者之間的活動（例如 120 人、只有音響與司儀），最划算的通常是混合模式：公司同事負責自己最熟悉的內部事務，製作團隊只接手技術與當日統籌。
以 120 人春茗計，混合模式只需一位現場統籌經理（HK$2,570），同事仍負責場地、餐飲、名單與抽獎，但不用處理器材之間的接口，工時可由 41.5 小時降至約 20 小時。混合模式唯一的前提是分工要寫清楚，特別是 Rundown 的定稿權：誰有權在最後一週改環節次序，要在開始前講明。
外判前要問清楚的七件事
決定外判之後，下面七個問題決定報價能否直接比較，也決定當日出事時由誰負責。
| 要問的事 | 為甚麼 |
|---|---|
| 管理費按百分比還是按日 | 製作費一加，百分比計的管理費會跟著升 |
| 是否已包括搭拆、運輸與技術員 | 三項分開報，總額可以差一截 |
| 入場時段與加時怎樣計 | 酒店多數按小時收加時費 |
| 當日是否有後備咪與訊號線 | 最常見的故障都是小件 |
| 誰負責與場地工程部對數 | 電力與吊點要一個人負責 |
| 保險由誰出單 | 場地多數要求公眾責任保險 |
| 改期與取消條款 | 颱風與黑雨要事先講好 |
這七項都寫進報價單或合約，比口頭承諾可靠。報價只有一個總數、沒有逐項列出的，最容易在最後一週追加費用。
哪些錢可以省，哪些不應省？
外判不代表每一項都要交出去。以下項目由公司自己做，通常更快也更省：
| 可以留在公司 | 不應該省的 |
|---|---|
| 賓客名單與座位表 | 音響與燈光的技術員 |
| 抽獎獎品與禮品採購 | 完整綵排（最少一次） |
| 致辭稿與嘉賓聯絡 | 公眾責任保險 |
| 邀請函與內部宣傳 | 當日統籌與後備器材 |
左欄都是公司內部最清楚、外人做反而要多花時間問的事；右欄則是出事時唯一有用的東西。一個常見的錯誤是為了省一日統籌費而取消綵排，結果司儀與燈光的時間點在正式開場時才第一次對上。
想了解 200 人晚宴的器材怎樣按人數升級，可參考舞台音響燈光租借價錢指南；流程表的寫法見公司年會流程範本。
常見問題
公司活動應該自己辦還是外判給活動製作公司？
看三條分界線：出席人數 200 人或以上；舞台、音響、燈光、LED 等技術項目超過兩件；距離活動少於 6 週。三項都不成立，由同事自己辦最省；任一項成立，就應把技術製作與當日統籌外判。以 2026 年香港的工資計，200 人周年晚宴自己辦約需 109.5 小時，按上四分位時薪 HK$135.9 計是 HK$14,881；外判統籌（HK$4,280）連同事仍需的 24 小時合共約 HK$7,542。
活動製作公司的管理費一般怎樣收？
常見兩種：一種按製作費的百分比收取管理費，另一種把統籌列成按日收費的獨立項目。本站用後者，現場統籌經理每日 HK$2,570、技術管理員每日 HK$1,710；以 200 人晚宴 HK$66,280 的製作項目計，兩者合共 HK$4,280，佔帳單約 6.1%。比較報價時，先問清楚管理費是百分比還是按日，以及是否已包括搭拆、運輸與技術員。
籌備時間只有一個月，還可以辦公司活動嗎？
可以，但要避開需要新牌照的場地。按食物環境衞生署的規定，在本身未持公眾娛樂場所牌照的地方舉辦活動，如須豎設臨時構築物（例如舞台），臨時公眾娛樂場所牌照須在活動前 42 日申請；毋須搭建的，一般在活動前 18 日申請。只有一個月時間，較穩妥的做法是選已持牌的酒店宴會廳或會所，並把器材與統籌一次交給同一個製作團隊，減少協調的輪次。